INMATERIALIZAR DOCUMENTOS DEL COMERCIO CON VALOR PROBATORIO

Por: Cristian Mendieta Clavijo

En medio de la coyuntura nacional, causada por el COVID - 19, la sociedad ha iniciado la búsqueda de soluciones urgentes y efectivas para evitar un colapso económico.

La normatividad expedida por la emergencia actual, conmina a evitar el contacto social, entre otras prohibiciones, lo que nos lleva a buscar soluciones para la continuidad de los negocios, desde un “mindset digital”, por ser la tecnología la herramienta ideal para inmaterializar la forma de hacer negocios, incluyendo la celebración de contratos y actos que obliguen a las partes.

Son varios los elementos técnicos y legales a tener en cuenta para que la inmaterialización de los contratos y actos de comercio, sea un proceso que dé confianza y seguridad jurídica a las partes intervinientes.

Uno de los principales elementos en la inmaterialización de los contratos y actos mercantiles, es el uso de firmas electrónicas y digitales, que incorporen integridad, autenticidad y no repudio; por ello el empleo de estas firmas, de forma adecuada, puede dar el valor probatorio requerido, así como una experiencia de usuario amigable. Las firmas electrónicas gozan de una gran versatilidad, ya que pueden ser métodos que empleen claves, contraseñas o datos biométricos, por lo que pueden ser “firmas no presenciales” es decir, las personas y representantes legales las pueden usar desde cualquier lugar utilizando dispositivos conectados a internet.

Las firmas electrónicas están compuestas por tres elementos, sin los cuales su eficacia jurídica pierde exigibilidad, estos son la identidad digital del firmante, la confiabilidad de la firma y que la misma esté pactada por las partes.

Respecto de la identidad digital, ya existen en el mercado proveedores que logran con un alto grado de certeza, corroborar que la persona es realmente quien dice ser y que ostenta la calidad acreditada ante terceros, estos procesos incorporan cotejo de datos biométricos y validación de documentos de identidad, entre otros factores, como lo hace por ejemplo la empresa colombiana ReconoSer ID, (filial de Olimpia IT) dedicada a soluciones de identidad digital.

La confiabilidad de las firmas electrónicas requiere ser trazada por un experto en la materia o que la firma esté acompañada de una auditoría especializada e independiente, así una de las formas más prácticas para asegurar la confianza de las firmas electrónicas son las firmas digitales, ya que ellas comportan un mecanismo técnico de confiabilidad certificado y auditado, así como incorporan en el certificado digital la identidad del firmante digital que actúa como contraparte en un contrato o acreedor en un título valor, permitiendo que su aplicación satisfaga la necesidad de seguridad de las firmas electrónicas esto, en compañía de algunas anotaciones legales en el documento electrónico a firmar.

Por lo anterior, se requiere la conjunción de la identidad digital del firmante, la confiabilidad de la firma y el pacto de uso, este último como parte de las anotaciones legales necesarias en el documento electrónico a firmar.

Las firmas electrónicas se pueden usar en contratos, autorizaciones, pagarés u otros documentos electrónicos, resaltando que pueden ser bastante prácticas y ajustadas a las necesidades económicas actuales. Desde la perspectiva de un usuario, el proceso de firmar consistiría en una “selfie” o clave personal dinámica desde un dispositivo conectado a internet, con la certeza que el documento firmado no será alterado o repudiado.

La seguridad jurídica de los documentos electrónicos firmados ha sido objeto de discusión, por cuanto las personas desconfían de si a la hora de exigir sus obligaciones ante un juez, este desconocerá su valor probatorio. Al respecto, en empresas como Olimpia IT, Entidad de Certificación Digital acreditada, ya se han presentado para reconocimiento judicial documentos como factura electrónica, pagaré inmaterial y contrato electrónico, todos estos aceptados por los jueces como documentos originales y legalmente firmados por las partes o deudores, empleando para ello firmas digitales y electrónicas de forma separada o combinada.

Actualmente, las firmas electrónicas integran herramientas como la validación identidad digital, así como firmas digitales para personas, empresas, empleados y representantes legales, con el fin de suscribir cualquier acto comercial, contrato, autorización, notificación o título valor, en relaciones comerciales B2B, B2C, B2G, etc.

Finalmente, la transformación digital que por estos días se torna obligatoria en la mayoría del sector comercio y sector público, durante los siguientes años será parte integral y transversal de una transformación social y económica profunda, ya no en el marco de la crisis actual sino como parte esencial de toda actividad económica; incluyendo la comunicación con el Estado, licitaciones, peticiones de servicios, notificaciones o procesos judiciales, y obligándonos a reinventarnos, inmaterializando el ejercicio de la actividad empresarial, para afrontar esta nueva realidad. Quien lo logre tendrá una ventaja competitiva para los próximos años.